NHỮNG RỦI RO PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP HAY MẮC PHẢI (PHẦN 2)
LƯU GIỮ TÀI LIỆU NỘI BỘ CỦA DOANH NGHIỆP
Lưu giữ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ nội bộ của doanh nghiệp là một trong những yêu cầu cần thiết. Có rất nhiều lý do để doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu của doanh nghiệp cẩn thận và còn phải sắp xếp, phân loại có hệ thống. Ngoài ra, pháp luật cũng có những quy định về lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp, các doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính nếu như không có các tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Tất cả các giấy tờ văn bản từ khi thành lập doanh nghiệp, hồ sơ về dấu, đăng ký thuế, hay các quyết định, nghị quyết, hợp đồng…trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp đều cần phải được lưu giữ lại. Đó là căn cứ để theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo cho hoạt động sản xuất, kinh doanh đúng kế hoạch, đúng mục tiêu đề ra, là minh chứng xác thực, đối chiếu chính xác trong các trường hợp cần thiết.
Các rủi ro có thể kể đến như việc xác định, chứng minh thẩm quyền ký hợp đồng, nếu như không lưu giữ tài liệu có thể xác định thẩm quyền thì khi có tranh chấp xảy ra sẽ không có căn cứ để xác minh, từ đó gây ra các hậu quả dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp.
Vì vậy, các doanh nghiệp nên hết sức chú trọng trong công tác lưu trữ tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp. Hồ sơ, tài liệu cũng cần phải được phân loại, sắp xếp có hệ thống và trật tự để đảm bảo công tác lưu trữ và sử dụng có hiệu quả.
Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp có thể phân loại để quản lý lưu trữ:
- Hồ sơ, tài liệu, hành chính văn phòng, bao gồm:
– Các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định, chỉ thị của ban lãnh đạo, điều lệ…
– Tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, biên bản, quyết định, nghị quyết của HĐTV,…
– Các công văn gửi đến và gửi đi theo năm
– Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa…
– Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp.
– Các loại giấy tờ, văn bản khác.
- Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự
– Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan).
– Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ cụ thể.
– Hồ sơ về tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.
– Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động. .
– Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động…
– Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương…).
- Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD
– Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
– Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý.
– Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm…
– Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Hồ sơ tài liệu kỹ thuật
– Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu.
– Tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ…
– Các tài liệu khác có liên quan.
- Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán
– Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán.
– Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí.
– Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm.
– Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính.
– Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán…
- Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp
| CÁC QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ LƯU GIỮ TÀI LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP:
Tại Điều 14 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định về chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp như sau: – Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây: + Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông; + Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác; + Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty; + Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp; + Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán; + Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán; + Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm. – Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan. Tại Điểm d Khoản 2 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP như sau: “2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: … 3. Biện pháp khắc phục hậu quả: g) Buộc lưu giữ tài liệu theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều này.” |
BP LAW
